Política de Privacidade

Cadastro de clientes, hóspedes e inquilinos

Nome completo; CPF ou, para empresas, CNPJ, razão social e nome do responsável; RG; data de nascimento; até dois telefones; e-mail; endereço e cidade; nacionalidade; estado civil; profissão; como chegou até a Aquarius (balcão, WhatsApp, Messenger, Instagram ou indicação) e observações da equipe.

Documentos anexados

Fotos ou arquivos PDF que você entrega, como documento com foto, comprovante de renda, comprovante de endereço, documento do fiador, contrato social, cartão CNPJ e contrato assinado.

Contrato e estadia

Unidade, datas e horários de entrada e de saída, número de pessoas, valores, adicionais (como condomínio e garagem) e descontos; chaves, TAGs e controle do portão entregues; leituras do relógio de energia; placa, modelo e cor do veículo; nome e documento dos acompanhantes (o documento é opcional); e, para empresas, se o CNPJ vai ser registrado no endereço na prefeitura.

Cobranças e pagamentos

Valor e vencimento de cada cobrança; pagamentos recebidos (valor, data e forma: Pix, transferência ou dinheiro); recibos numerados; e a data em que um lembrete de pagamento foi aberto no WhatsApp. O sistema não recebe pagamentos e não guarda dados de cartão nem de conta bancária dos clientes.

Despesas e contas a pagar

O que a Aquarius paga (como energia, manutenção ou salários), com a descrição escrita pela equipe e, quando ela anexa, a foto do comprovante. A descrição e a foto podem trazer o nome e os dados de pagamento de fornecedores e de pessoas que recebem da Aquarius.

Ocorrências

Registros do que aconteceu durante a estadia, como um dano na unidade, e o valor cobrado por isso, quando houver.

Conversas do WhatsApp

Seu número, o nome do seu perfil no WhatsApp, o texto das mensagens que você manda por qualquer um dos números de WhatsApp da Aquarius e das que a Aquarius responde, por qual desses números a conversa aconteceu, os horários e se cada mensagem foi enviada, entregue ou lida. As mensagens que a equipe manda pelo aplicativo WhatsApp Business dos celulares da Aquarius também ficam gravadas. Se o número ainda não é de um cliente, o sistema cria um contato com esse nome e esse número. As fotos (por exemplo, a foto de um documento para a ficha de hóspede), os áudios, os vídeos, os documentos e as figurinhas que você manda são baixados do WhatsApp e guardados pelo sistema, junto com a legenda. A localização e os contatos que você compartilha ficam como texto da conversa: o ponto no mapa; o nome e os telefones do contato. A conversa, com as fotos, os áudios e os documentos, também fica no aplicativo WhatsApp Business do celular da Aquarius que atende o número em que você escreveu. Se você apagar ou corrigir uma mensagem no WhatsApp, a mensagem original continua guardada no sistema, com um aviso de que foi apagada ou corrigida. Para tirá-la, peça a exclusão.

Conversas do Messenger e do Instagram

Pelo Messenger e pelo Instagram: o nome do perfil, o @ do Instagram, o código que a Meta dá à conversa (não é o seu telefone), as mensagens, as fotos, os áudios, os vídeos e os documentos, os horários e se cada mensagem foi entregue ou lida. O nome do perfil e o @ são pedidos à Meta quando você escreve pela primeira vez; a foto do perfil não é guardada. As mensagens que a equipe manda pelo Meta Business Suite ou pelo aplicativo do Instagram também ficam gravadas, e a conversa também fica neles. Se você ainda não é cliente, o sistema cria um contato com o nome do seu perfil. As fotos, os áudios, os vídeos e os documentos são baixados do link que a Meta manda e guardados como os do WhatsApp. Publicações e stories compartilhados não são guardados: fica só um aviso na conversa. Se você desfizer uma mensagem no Instagram, a Meta avisa o sistema, que apaga o texto dela e o arquivo, se houver: na conversa fica só o aviso “Mensagem apagada pelo cliente”. Se o aviso chegar antes da mensagem, o sistema guarda só o código que a Meta dá a ela, sem o conteúdo, para não gravá-la quando ela chegar. Se você corrigir uma mensagem no Messenger, a original continua guardada no sistema, com um aviso de que foi corrigida; e a mensagem desfeita no Messenger também continua guardada, porque a Meta não avisa o sistema. Para tirá-las, peça a exclusão.

Fotos, áudios, vídeos e documentos das conversas

Os arquivos que você manda para a Aquarius pelo WhatsApp, pelo Messenger ou pelo Instagram, e os que a equipe manda para você, ficam guardados no servidor onde o sistema funciona, na Hostinger, no Brasil. Eles são guardados com um nome sorteado, sem o seu nome nem o seu número, e só a equipe da Aquarius vê, dentro do sistema, depois de entrar com o PIN: os arquivos não têm endereço público. O WhatsApp só deixa o sistema baixar cada arquivo nos 7 dias seguintes; o que não for baixado nesse prazo fica só no WhatsApp do celular da Aquarius. No Messenger e no Instagram, o link que a Meta manda também pode vencer antes do download; aí o arquivo fica só no Meta Business Suite e no Instagram. Os arquivos ficam guardados pelo mesmo tempo que as mensagens da conversa: o sistema não apaga nada sozinho, e eles saem quando você pede a exclusão. A única exceção é o arquivo de uma mensagem que você desfaz no Instagram, que sai do servidor assim que a Meta avisa.

Equipe da Aquarius

Nome, papel (sócio, atendimento ou financeiro), se o acesso está ligado, os horários de plantão, as tentativas de PIN errado, o histórico do que cada pessoa fez no sistema (por exemplo, quem cadastrou um cliente ou lançou um pagamento) e os recados deixados para o plantão seguinte. Quando alguém da equipe entra, o serviço de login registra a data, a hora e o endereço de internet (IP) da entrada. O primeiro nome de quem está com o acesso ligado aparece na tela de entrada, que qualquer pessoa pode abrir, para cada um escolher o próprio nome. O PIN fica guardado pelo serviço de login só de forma embaralhada (hash), que não mostra o número; ele nunca vai para tabelas, registros de erro ou mensagens. Não pedimos e-mail, telefone nem documento da equipe para o acesso.

Fazer e cuidar do seu contrato

Cadastro, reserva, entrada e saída, entrega e devolução de chaves, ficha de hóspede impressa, acompanhantes e veículo autorizados.

Base na lei: execução do contrato e dos passos antes dele, a seu pedido (art. 7º, V).

Cobrar e registrar pagamentos

Cobranças e recibos. Os lembretes de pagamento são conferidos e enviados pelo WhatsApp por uma pessoa da equipe, nunca sozinhos.

Base na lei: execução do contrato e cumprimento de obrigações legais, como as fiscais (art. 7º, V e II).

Atender você pelo WhatsApp, pelo Messenger e pelo Instagram

Responder dúvidas, inclusive antes de você alugar. Um robô responde só com textos fixos que a equipe da Aquarius escreveu. O que ele não sabe responder, os pedidos de reserva, os pedidos sobre dados pessoais, as fotos, os áudios, os vídeos, os documentos, as localizações e os contatos vão para uma pessoa da equipe. O robô só responde a quem escreve e não manda mensagens por conta própria.

Base na lei: passos antes do contrato, a seu pedido, e legítimo interesse de responder quem procura a Aquarius (art. 7º, V e IX).

Segurança do prédio e das pessoas

Saber quem está hospedado, quem acompanha, qual veículo entra e o que aconteceu durante a estadia (ocorrências).

Base na lei: legítimo interesse da Aquarius e dos hóspedes (art. 7º, IX).

Cumprir a lei e defender direitos

Guardar contratos, recibos e registros pelo tempo que a lei pede, atender pedidos de autoridades e usar esses registros se houver uma discussão na Justiça.

Base na lei: cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos (art. 7º, II e VI).

Funcionamento e segurança do sistema

Dar acesso só à equipe, registrar quem fez cada coisa e proteger os dados contra uso indevido.

Base na lei: execução do contrato com quem trabalha na Aquarius e legítimo interesse de segurança (art. 7º, V e IX).

Meta (WhatsApp, Messenger e Instagram)

As mensagens trocadas pelo WhatsApp, pelo Messenger e pelo Instagram passam pela Meta, dona dos três, inclusive as fotos, os áudios, os vídeos e os documentos, e seguem também as regras de privacidade do WhatsApp, do Facebook e do Instagram. No Messenger e no Instagram, o sistema pede à Meta só o nome do seu perfil e o seu @. A Meta pode tratar esses dados em servidores fora do Brasil.

Supabase

Guarda o banco de dados, os documentos anexados e o login da equipe, em servidores na região de São Paulo.

Hostinger

Hospeda o servidor onde o sistema funciona e guarda os arquivos das conversas do WhatsApp, do Messenger e do Instagram, no Brasil.

Google (Maps)

Quando você manda a sua localização, a equipe pode abri-la no Google Maps; aí o ponto vai para o Google.

CricasTech

Desenvolve e mantém o sistema. Só acessa os dados quando é preciso para o suporte técnico, seguindo as orientações da Aquarius.

Autoridades

Quando a lei ou uma ordem da Justiça obrigar.